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Taxi- und Mietwagenbranche: Welche Mindestaufzeichnungen das Finanzamt fordert

Wer ein Taxi- oder Mietwagenunternehmen betreibt, muss umfassende Aufzeichnungspflichten erfüllen, damit seine Bücher und sonstigen Unterlagen als steuerlich ordnungsgemäß anerkannt werden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diese Pflichten nun in einem neuen Schreiben zusammengestellt. Danach gilt:

Bei Taxametern und Wegstreckenzählern handelt es sich um elektronische Aufzeichnungssysteme. Die hiermit getätigten Aufzeichnungen unterliegen der Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Pflicht gilt darüber hinaus auch für alle Geschäftsvorfälle, die nicht mit dem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden (z.B. Rechnungsfahrten, Krankenfahrten etc.). Die Aufzeichnungen durch Taxameter und Wegstreckenzähler müssen zudem in elektronischer Form erfolgen. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Nachschau müssen dem Prüfer diese Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden.

Damit Taxiunternehmen ihre steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten erfüllen, müssen sie mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzeichnen:

Allgemeine Daten je Schicht bzw. Abrechnungstag:

• eindeutige Fahrerkennung
• Taxikennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs)
• Zählwerksdaten zu Beginn und Ende einer Schicht
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und Schichtende), soweit das Taxi von einem Arbeitnehmer gefahren wird
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten

Einzeldaten je Geschäftsvorfall:

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp "Tariffahrt")
• Fahrpreis
• Zuschlag
• in Rechnung gestellte Gesamtsumme
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart (bar oder unbar)
• gezahlte Trinkgelder (sofern steuerlich relevant)

Für Mietwagenunternehmen gelten ähnliche Mindestaufzeichnungspflichten. Das BMF äußert sich in seinem Schreiben zudem zum Einsatz von EU-Taxametern, verschiedenen Arten von Wegstreckenzählern sowie zur umsatzsteuerlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungsdurchschriften.

(aus: Ausgabe 06/2024)